你打算如何確保IT項目始終處于控制之下？項目管理者與項目管理專家們將在本文中與我們共同分享其重要秘訣。

范圍蔓延、團隊成員不了解自己應當做什么或是拿出什么樣的成果、糟糕的跨部門溝通效果，這一切都是項目經理經常需要面對的多發問題。

那么你知道該如何將項目牢牢控制在自己手中嗎？CIO.com網站向數十位項目管理者與項目管理專家征集了意見，接下來我們就一同分享這十三條真知灼見，看看牛人們如何處理這些管理者常見的項目挑戰并讓項目始終沿正軌前行。
 

1. 為工作任命合適的項目經理。 “雇傭項目經理時，一定要選擇那些能考慮到開發人員情況并知道自己在做什么的人選，”Smart Science教育公司董事長、CEO兼創始人Harry E.Keller表示。“沒有什么比糟糕的管理工作能更快將IT項目帶向崩潰深淵。尋找正確的人選非常艱難，因為大多數開發人員都不適合做管理工作、大多數管理者對于開發也毫不知情；但相信我，為了這樣的人才我們值得花一番工夫。”

2.利用合適的團隊為項目管理者提供支持。“CIO必須利用充分的人才來武裝技術團隊，”惠而浦公司互聯網及電子商務高級經理（同時也是ModernServantLeader.com網站創始人）Ben Lichtenwalner指出。大家不僅需要選擇合適的項目管理者，更需要“利用適合的團隊成員（包括業務分析師、品質經理等等）為其提供支持，這樣項目管理者才能夠妥善處理重要項目工作而不是對每件事都要親自插手。”

“資源的分配要以功能性為前提而非可用性，”IBM全球技術服務部門執行IT架構師Gerardo Menegaz表示。“很多時候我們將資源投入工作僅僅是為了消除其閑置狀態，而沒有考慮是否將合適的技能用在了需要的領域。這種一拍腦門就定下來的資源分配方式最終只會毀掉整個項目，”他解釋稱。

3.了解項目團隊的優勢與劣勢。 “在保持項目控制權方面，最重要的一點就是‘了解自己手頭的本錢’，這是我爸教給我的真理，”PsychsoftPC公司CEO Tim Lynch博士如是說，這是一家專門提供高性能游戲計算機及圖形工作站的企業。“也就是說，我們需要了解團隊中哪些人工作成效最好而且不需要監督，對這些人我們盡量少加干涉；而對那些需要鼓勵甚至鞭策的成員則一刻也不能放松——有針對性地進行管理，團隊才能以高效方式帶來回報。”

4.審視整個項目并提取核心要素。 “我們會把整個項目看成一顆葡萄——其中有果肉當然最重要的還是果核。接下來我們會把其體積削減大約50%，”bigWebApps.com網站CEO Patrick Clements表示。“在剩下的50%中，我們只選三件容易上手且能保證成功的任務來做，基本上這就是最低可行產品的開發方式。”

5.對任務進行優先級排序，并在出現沖突時根據準則執行。 “好的項目管理者知道同時進行多項事務會極大損害整體生產效率，因此他們會創建一套專門的工作環境，讓個人及團隊能夠在同一時間將精力集中在少數幾項任務身上，”Realization技術公司CEO Sanjeev Gupta表示，這是一家專門提供規劃及執行軟件的企業。

“這其中涉及到減少執行中的工作流程數量（以降低優先級沖突）、且只在所有必要的投入完成后才啟動新工作流，”Gupta解釋道。除此之外，我們還需要對任務進行排序，并在沖突發生時根據制定好的指導及規程進行決策。“在這些措施的結合之下，項目經理的執行效率能夠提高20%甚至50%，”他總結道。

6.積極對項目及手下團隊進行監控。 “項目管理者必須提高警覺、保證在任何階段都準確掌握當前發生的情況，”Albert Sarvis指出。他是一位項目管理專家，在哈里斯堡科技大學擔任項目管理團隊負責人。

“讓資源層面的項目監控指標成為日常工作中的常駐組成部分，而且千萬把傳統項目工具當成惟一的工作指導，”他表示。“沒有哪種項目管理工具自己發現項目中存在的意外狀況，也沒有什么能像項目團隊成員那樣與我們定期面對面進行交流。”

7. 使用項目管理軟件。 “不要把電子郵件當作項目管理工具，”NeoNexus公司總裁Kent Milholland提醒道，這是一家專門提供Web設計、定制Web應用以及互聯網營銷解決方案的企業。“郵件追蹤起來太困難了。”

相反，Miholland認為“我們應當利用Assembla甚至是Basecamp這樣的軟件項目管理系統，這樣就能在不付出任何額外精力的前提下記錄下每個細節。基于Web的項目管理方案允許包括用戶、程序員、客戶以及決策制定者在內的每位項目參與者都以最簡化的方式處理流程。”

8. 每周定期舉行會議。 “每周設定一次簡短的強制性會議，會上每位團隊成員都會有一到兩分鐘時間向其他同事介紹自己這一周來的工作進展、對下一周的任務規劃以及任何團隊能夠幫助解決的難題，”Sage Nonproift Solutions公司研究及開發部門副總裁Grant M.Howe指出，這是一家專門為政府機構及非營利組織提供軟件產品及服務的企業。“這種模式能為團隊中的第個成員提供緊急應對措施，并及時處理每周遇到的問題。”

9. 管理變更。 “針對原本工作范圍做出管理變更是保持項目控制權中的一大關鍵，”AppleTech Consultants公司首席咨詢師Jaimin Doshi表示，這是一家IT咨詢及項目管理專業企業。

“利用變更控制機制分析與時間、成本及必要性相關的變動影響非常重要，”Doshi指出。“被視為輔助性（或者說次要）地位的變更同樣應由項目管理者持續追蹤，以確保其實施過程符合預期；另外，我們還需要通過測試準備應對這些小影響突然增強的可能性。”

10.對范圍蔓延采取強硬路線。 “范圍蔓延是導致項目失去控制權的主要原因，”Hyperion Works公司技術主管Nick Coons表示，這是一家專門提供Web應用、軟件與IT管理定制方案的企業。

然而，“在奠定基礎、明確范圍方面提前花點時間將有效幫助我們保持項目的運行正軌，”他指出。另外，“當客戶提出無法回避的范圍變更請求時，大家應該毫不避諱地告知他們這些請求將被劃入項目的‘第二梯隊’，并為其獨立設定范圍及成本預算。”

11.為團隊中的每位成員設定進度里程碑——并在目標達成時積極慶祝。 “在規劃階段大家就應該創建進度里程碑，這樣執行團隊就能幫助我們追蹤項目流程并在抵達階段性里程碑時帶來強烈的成就感，”Hexaware技術公司項目主管G.Karthik指出，這是一家商務智能、商務分析及企業級方案供應商。

那么，“當我們抵達階段性里程碑時，別忘了給大家搞一些有趣的社交活動（例如在辦公室里搞冰淇淋派對），這種隱性獎勵機制能夠有效幫助每位成員保持對項目的熱情，”Tufin技術公司首席安全架構師Michael Hamelin建議道，這是一家防火墻管理方案供應商。對于那些地理分布較為分散或合作內容比較有限的項目，一個簡單的鼓勵手勢或者祝賀郵件也能起到很好的作用。

12.考慮利用敏捷開發方案。  “我們發現利用敏捷方案進行項目管理工作對我們非常有利，”CA技術公司高級工程項目經理Andre Winter表示。“這類方案能幫助團隊快速對項目的市場需求做出反應及調整，同時符合本公司的利益、價值觀與團隊執行能力。”

13. 追蹤時間。 “主要人員負責對項目的主要執行目標進行時間追蹤非常重要，”Monmouth通信公司副總裁Ken Leland III建議道。“這能及時提醒我們在初期預估時犯下的錯誤，并提供更多時間與發揮空間以處理由此帶來的結果，”他表示。在利用內部資源追蹤時間進度方面，Leland推薦以toogl.com為代表的云基礎類服務。

原文名：13 Tips for Keeping IT Projects Under Control