文檔管理的意義在于，不僅讓企業內部的文檔資源能夠高效地在同事間共享，還能對文檔做出必要保護。云盒子企業網盤，為企業文檔建立存儲規范，保障企業文檔完整與安全，讓企業的無形資產得到妥善保護。
 

 

由于企業文檔資料缺乏妥善管理，對企業造成損失傷害的例子不計其數。例如，房地產公司的置業顧問在離職時，將手頭的客戶資料也帶走了；設計公司的員工不經意間拿到了設計師的設計原稿，并將其販賣給對手設計公司；普通員工不小心看到經理手中的文件，并把文件隱私內容公之于眾……
 

如何避免此類事件的發生？一方面，企業需要制定嚴格的文檔管理制度來約束員工的行為規范；另一方面，企業可以利用云盒子在企業內部建立文檔云存儲協作平臺，讓企業文檔資源集中存儲、授權共享。
 

使用云盒子的第一步，就是在云盒子內建立企業文檔架構。在云盒子中添加部門時，系統會自動在文件欄目下創建一個以部門名稱命名的文件夾，同時屬于該部門的員工對這個文件夾及子文件擁有可寫權限。而對于其他部門文件在未設置授權前是看不見的，需要通過共享設置后才可查看及操作。
 

云盒子企業網盤權限可分為5級，只讀、可寫、全權限、不可見、受限制。前四種權限可以按字面意思去理解，受限制則是針對文件夾而言，只能看到自己上傳的文件。下面用場景來解釋受限制這個功能：
 

公司的銷售部，在云盒子企業網盤內新建一個銷售記錄文件夾，銷售人員將自己的銷售記錄表上傳到該文件夾內，當有新的銷售記錄時可直接在線編輯更新，以便主管能夠隨時了解銷售人員的銷售情況。但是，主管并不希望銷售人員間能夠互看同事的銷售記錄，因此主管在對這個文件夾進行共享設置時，除了授予銷售人員可寫權限外，還勾選了受限制。
 

在受限制的約束下，每個銷售人員在這個文件夾內只能看到一個文件，也就是自己的銷售記錄表；而主管則可以看到這個文件夾內的所有記錄表。
 

這種通過授權共享來進行文件管理的方式，讓一般員工無法看到企業的核心資料，也就很難將企業資料泄露出去。這一點能夠保障了企業資料的安全性。
 

對于員工權限之內的文件，雖然我們無法完全制止員工去刪除文件，但可以在回收站上做功夫。不管是惡意還是不小心刪除了文件，都能在云盒子的回收站中找到，且只有公司文檔管理員才有權限在回收站中查看、恢復或永久刪除這些文件。這一點能夠保證企業文檔的完整性。
 

正所謂“吃一塹長一智”，很多企業在遭受文件泄露、丟失所造成的損失之后，才意識到企業文件管理急需一個有效的解決方案。因此建議企業防患于未然，利用云盒子企業網盤實現公司內部的文檔安全與規范化管理，保護企業文檔的安全與完整。
 

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