大家設想成自己是一名從業檔案管理人員，現有傳統人工管理和智能管理系統兩種方案，您會怎么選？

或許為節約成本考慮您會采用傳統人工管理方式，檔案數量不多時采用傳統人工管理方式還能行得通，但數量一多傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突。據了解，檔案管理領域都曾出現這樣狀況：使用的傳統檔案柜管理系統普遍存在系統檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。

如何解決傳統檔案管理系統的缺陷？

隨著計算機網絡技術和條形碼技術的飛速發展，在現有的技術條件下，把超高頻RFID技術和數字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現一種科學高效，高度現代化管理的檔案館建設新模式已經成為可能。超高頻RFID技術作為一種新興的識別、物資追蹤、生產自動化控制、倉儲管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。隨著超高頻RFID技術的日益成熟，使得將超高頻RFID應用檔案管理中，有其借鑒性和可行性。深圳銓順宏科技的超高頻RFID技術在檔案管理領域的應用、超高頻RFID機場行李分揀管理、超高頻RFID生產線管理、超高頻RFID技術與智能制造等各類超高頻RFID整體化應用解決方案有著多年的研究。下面深圳銓順宏科技詳細的給大家講解一下超高頻RFID技術在檔案管理領域的應用。

【案例】興業銀行采用超高頻RFID檔案管理應用解決方案

基于超高頻RFID技術的檔案管理系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成超高頻RFID功能的超高頻RFID標簽、通道門、手持終端、發卡器等設備，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。超高頻RFID讀寫設備的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫;超高頻RFID手持終端是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。發卡器作用是完成發放設置館員權限卡功能。

1)人員管理：對于館內工作人員以及外來人員發放一張超高頻RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，超高頻RFID門禁卡采用內嵌超高頻RFID標簽的卡片，可在其中的超高頻RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。

2)物品管理：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數量大，使用相關的超高頻RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。

在庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，超高頻RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現場核對，使用手持機修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。

同樣利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案超高頻RFID標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統。

當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現在一個桌面式超高頻RFID閱讀器掃描一遍，以登記到系統。登記過的檔案從庫房門口的超高頻RFID通道門經過才不會報警。

歸還時的工作流程一樣，需要先在窗口做歸還登記，掃描超高頻RFID芯片記錄到系統，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。

在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測超高頻RFID通道門，后臺系統把需要出入庫的檔案信息(編號、超高頻RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統報告非法出庫標簽，并聯動通道門報警系統。同時檔案經過超高頻RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監控的目的。

?智能檔案管理系統應用價值

依靠超高頻RFID技術的智能檔案管理系統極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現手工順架方式幾乎不可能完成的任務。

借助智能檔案管理系統，通過對檔案架及粘貼有超高頻RFID標簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細的檔案架分布地址數據模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

智能檔案管理系統的應用是超高頻RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現將超高頻RFID技術在檔案館中的應用價值發揮到了最大，實現了真正意義上的“數字化檔案館”。

深圳市銓順宏科技有限公司作為ThingMagic代理商不僅提供優質的ThingMagic超高頻RFID讀寫模塊，ThingMagic超高頻RFID讀寫器，超高頻RFID天線，更提供一對一的售后技術支持，配合運營商、集成商將ThingMagic超高頻RFID設備應用到超高頻RFID服裝管理，超高頻RFID檔案管理，超高頻RFID叉車管理，超高頻RFID倉儲物流管理等領域。網站：http://www.fuwit.com.cn，咨詢熱線：400-8331258