RFID檔案管理系統解決方案

一、方案建設背景

通過RFID工作臺、RFID通道門以及檔案柜或密集柜的建設，可實現對檔案的精確管理，做到存放有序，借閱登記，異常報警，實時統計，快速查找等功能，解決目前檔案管理混亂，查找耗時等情況。 

目前查找及維護更新數據難度都很大，經常有因為數據更新不及時導致錯亂，影響正常業務的開展，因此需要建設一套檔案實時監控管理系統，對檔案的位置、當前狀態進行監控，同時對檔案的借閱、查詢做動態管理，后期對檔案的各種動態做數據統計，能突出重點，提高生產力。

RFID技術在圖書和檔案管理上已經廣泛應用，并得到用戶一致認可。希望基于RFID技術的管理系統能夠提高檔案信息化管理水平，提高檔案查找、盤點效率。

二、方案建設方向

1、“大數據”規劃：通過檔案定位采集模塊、借閱模塊、后臺管理模塊等產生的數據，集中統計分析，能分時段、類型、位置、借閱情況多維圖統計并報表。 

2、基于模塊化的系統設計：將系統進行模塊化設計，能在提高協作的同時，減少出錯的幾率。

3、RFID技術：通過RFID技術和移動應用技術及軟件功能的研發，實現對檔案的定位、實時監管、自助借閱、查詢服務等業務進行現場智能管理。 

4、云存儲理念：搭建可視化的管理系統平臺，提高檔案庫透明度，對檔案管理實現可視化管理，提升管理工作效率。

5、通過對檔案的智能感知，結合完善的工作流程，能實時、高效的管理檔案的狀態，結合“大數據”的概念，能對管理范圍內的檔案實現可視化的實時管理，解決舊有的因為檔案數據更新不及時導致難查找、丟失、錯位等疑難問題，提高檔案管理效率。 行校驗。

三、建設功能

鑒于RFID的優點，將其應用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成，

如圖所示：

1、RFID數據管理系統

該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫；手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。

2、檔案管理信息系統

該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。其中儲位管理子系統又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統包括監控模塊和警報模塊。

3、系統具體功能如下：

（1）儲位管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實現檔案館儲位的可視化、動態化管理。

（2）查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業。

（3）銷毀管理子系統：檔案入庫前，在銷毀管理子系統中設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，銷毀管理子系統自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。管理人員也可由該子系統查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

（4）安全管理子系統：該子系統負責檔案防盜和現場監管，實施檔案管理的安全機制。當檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經查詢子系統發出出庫指令情況下），安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發出警報。

綜上所述，RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽；檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。

4.系統實施

1、工程執行流程圖

2、系統實施：

1）非接觸式數據采集。RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

2）快速掃描，且一次性數據處理量大。RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過100倍。

3）標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用。

4）安全性高。標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

5）抗污染性能強和耐久性，傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。

6）體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外， RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。

7）可重復使用，現今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據，方便信息的更新。

8）穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼

9）標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。